Mengapa Job Grading and Ranking Menjadi Fondasi Struktur Organisasi Modern

Dalam lanskap bisnis yang bergerak cepat, perusahaan menghadapi tuntutan untuk menata ulang struktur jabatan secara lebih objektif dan terukur. Jabatan baru bermunculan, kompetensi berevolusi dan model bisnis bergeser namun struktur sering dibiarkan mengikuti pola lama. Tanpa sistem yang jelas, organisasi rentan pada ketimpangan internal, ketidakseimbangan beban kerja, konflik peran hingga ketidakselarasan antara nilai jabatan dan kompensasi.

Job Grading berfungsi sebagai proses evaluasi sistematis terhadap setiap jabatan berdasarkan tingkat tanggung jawab, kompleksitas tugas, dampak bisnis serta kompetensi yang diperlukan. Sementara itu, job ranking membantu menyusun urutan prioritas jabatan berdasarkan kontribusi dan bobot peran dalam value chain organisasi. Ketika keduanya digunakan secara integratif, perusahaan dapat memastikan bahwa setiap jabatan memiliki posisi dan nilai yang selaras dengan kebutuhan strategis dan struktur biaya SDM.

Peran Job Grading and Ranking dalam Penguatan Tata Kelola SDM

Job Grading and Ranking memegang peran sentral dalam penguatan tata kelola SDM (workforce governance). Setiap keputusan terkait promosi, penyesuaian gaji, penempatan jabatan hingga perencanaan suksesi idealnya bertumpu pada pemahaman yang jelas mengenai job value.

Melalui kerangka Job Grading and Ranking yang terstruktur, perusahaan dapat:

• Menyusun internal equity yang terukur sehingga karyawan merasa diperlakukan adil.
• Menyelaraskan job content dengan job title dan job value, menghindari jabatan “semu”.
• Menjadi lebih objektif dalam mengelola salary structure dan penyesuaian kompensasi.
• Menghubungkan struktur jabatan dengan strategic workforce planning, talent pipeline dan transformasi digital.

Dalam praktiknya, Job Grading and Ranking merupakan salah satu pilar penting yang menghubungkan HR, keuangan dan strategi organisasi dalam satu kerangka tata kelola yang lebih rapi dan transparan.

Mengapa Perusahaan Membutuhkan Sistem Job Grading and Ranking

Di banyak organisasi, struktur jabatan berkembang mengikuti kebutuhan jangka pendek. Jabatan baru muncul tanpa desain yang terencana, promosi terjadi tanpa acuan kompetensi yang jelas dan penyesuaian grade tidak selalu selaras dengan perubahan strategi maupun dinamika bisnis. Akibatnya, muncul berbagai ketidaktepatan struktural yang menghambat kinerja, memicu ketidakadilan dan menggerus engagement karyawan.

Dalam konteks tersebut, KMMB HR membantu perusahaan membangun sistem Job Grading and Ranking yang:

• Objektif, berbasis kriteria yang terukur dan terdokumentasi.
• Konsisten, sehingga dapat diulang, diaudit dan ditinjau berkala.
• Terintegrasi dengan struktur kompensasi, career path dan perencanaan organisasi.
• Relevan dengan regulasi, standar industri serta dinamika pasar tenaga kerja.

Dengan dukungan pendekatan profesional, Job Grading and Ranking berubah dari sekadar “proyek HR” menjadi instrumen strategis yang mempengaruhi efisiensi biaya SDM, keadilan struktural serta daya saing organisasi.

Tujuh Ketidaktepatan Struktur yang Menghambat Keadilan dan Kinerja Organisasi

Berikut adalah tujuh ketidaktepatan struktur yang paling sering ditemukan di perusahaan dan bagaimana Job Grading and Ranking menjadi solusi strategis untuk mengatasinya.

1. Kesenjangan Nilai Jabatan yang Tidak Selaras dengan Kompleksitas Tanggung Jawab

Ketidaktepatan pertama yang paling umum adalah perbedaan nilai jabatan yang tidak mencerminkan beban kerja aktual atau tingkat kontribusi terhadap organisasi. Beberapa jabatan memperoleh grade tinggi karena warisan historis, sementara jabatan yang kontribusinya krusial justru berada pada grade rendah karena belum pernah dievaluasi ulang.

Dampaknya:

• Karyawan pada posisi strategis merasa kurang dihargai.
• Struktur kompensasi menjadi tidak kompetitif dan tidak logis.
• Internal equity terganggu, memicu rasa tidak adil.
• Pengembangan karier tidak terarah karena nilai jabatan tidak jelas.
• Potensi turnover meningkat pada jabatan kritikal.

Melalui Job Grading and Ranking, perusahaan dapat melakukan kalibrasi ulang nilai jabatan secara objektif dengan mempertimbangkan:

• Kompleksitas tugas.
• Tingkat pengambilan keputusan.
• Risiko pekerjaan.
• Dampak finansial dan strategis.
• Kapabilitas dan kompetensi yang dibutuhkan.

Proses ini memastikan setiap jabatan memiliki grading yang adil dan transparan, sekaligus menjadi fondasi compensation management yang lebih akurat.

Regulasi relevan:

• UU No. 13/2003 Ketenagakerjaan
• UU No. 6/2023 tentang Cipta Kerja

2. Ketidakseimbangan Struktur Jabatan Akibat Promosi Berbasis Senioritas

Banyak organisasi masih menerapkan promosi berbasis masa kerja atau kedekatan relasional, bukan berbasis kompetensi dan nilai jabatan. Lama kelamaan, hal ini menciptakan struktur jabatan yang melebar secara horizontal dan vertikal tanpa justifikasi bisnis yang jelas.

Konsekuensinya:

• Lapisan jabatan menjadi terlalu banyak (overlayered).
• Beban biaya gaji meningkat tanpa peningkatan produktivitas yang sepadan.
• Karyawan kompeten kehilangan peluang karier karena tidak “cukup senior”.
• Motivasi menurun akibat persepsi ketidakadilan struktural.
• Perusahaan kesulitan menentukan salary band yang proporsional.

Job Grading and Ranking menyediakan kerangka evaluasi yang objektif untuk menentukan kelayakan promosi berdasarkan job value. Evaluasi grading dapat menilai apakah suatu jabatan benar-benar memiliki bobot yang lebih tinggi dibanding level sebelumnya.

Dengan struktur berbasis nilai jabatan, perusahaan dapat:

• Mendorong promosi berbasis kapabilitas dan kontribusi.
• Menata ulang level jabatan agar lebih ramping dan efisien.
• Menyesuaikan salary structure secara lebih objektif.
• Memperkuat career mobility vertikal maupun lateral.

Regulasi pendukung:

• Permen PAN-RB No. 1/2020 tentang Analisis Jabatan dan Beban Kerja (Anjab & ABK)

3. Ketidakkonsistenan dalam Penetapan Salary Grade dan Kompensasi

Ketidakkonsistenan antara nilai jabatan dan struktur kompensasi merupakan sumber utama ketidakadilan dan potensi konflik hubungan kerja. Dalam banyak kasus:

• Jabatan dengan grade rendah menerima kompensasi lebih tinggi dari jabatan dengan grade lebih tinggi.
• Penyesuaian kompensasi tidak pernah ditinjau secara menyeluruh.
• Negosiasi individual tidak terstandarisasi dan menciptakan disparitas.
• Dokumentasi job value tidak tersedia atau tidak diperbarui.
• Benchmark industri tidak diupdate, sehingga struktur ketinggalan pasar.

Dampaknya:

• Retensi talenta melemah.
• Ekspektasi kompensasi menjadi liar dan sulit dikelola.
• Salary band tidak mencerminkan struktur organisasi.
• Biaya SDM meningkat tanpa arah strategis yang jelas.
• Risiko konflik hubungan industrial meningkat.

Dengan menerapkan Job Grading and Ranking, perusahaan dapat:

• Menetapkan salary grade berbasis job value, bukan individu.
• Mengintegrasikan struktur kompensasi dengan struktur jabatan.
• Mengurangi bias subjektif dalam negosiasi gaji.
• Menghadirkan fairness yang terukur untuk semua fungsi.
• Menyusun salary band yang kompetitif dan sehat.

Regulasi relevan:

• PP No. 36/2021 tentang Pengupahan

4. Struktur Organisasi yang Tidak Proporsional dan Tidak Mencerminkan Nilai Bisnis

Ketidaktepatan lainnya adalah struktur organisasi yang tidak mencerminkan nilai bisnis atau kontribusi strategis masing-masing unit kerja. Beberapa jabatan tampak penting secara title tetapi kontribusinya kecil terhadap value chain. Sebaliknya, jabatan krusial misalnya fungsi digital, supply chain, risk management atau data analytics, sering kali tidak mendapatkan grade setara dengan dampaknya.

Risiko yang muncul:

• Struktur biaya SDM tidak proporsional karena alokasi kompensasi tidak mengikuti kontribusi nyata.
• Unit dengan dampak tinggi kekurangan kapasitas karena grade terlalu rendah untuk menarik talenta berkualitas.
• Penentuan prioritas organisasi menjadi bias, tidak selaras arah strategis.
• Talent pipeline untuk fungsi kritikal tidak terbentuk dengan baik.

Melalui Job Grading and Ranking, organisasi dapat memetakan kontribusi setiap jabatan terhadap tujuan strategis, baik dari sisi:

• Fungsi operasional,
• Fungsi strategis,
• Fungsi pendukung,
• Maupun fungsi masa depan yang sedang berkembang (misalnya digital & analytics).

Pendekatan ini sangat relevan, di mana transformasi digital dan ekspansi pasar berjalan cepat tetapi struktur internal sering tertinggal dari arah bisnis.

5. Ketidakselarasan Antara Job Title, Job Content dan Job Value

Tidak sedikit perusahaan yang memiliki job title tinggi tetapi isi pekerjaannya tidak mencerminkan level tersebut. Contoh umum:

• “Manager” tanpa bawahan dan tanpa ruang pengambilan keputusan.
• “Supervisor” yang sebenarnya menjalankan pekerjaan teknis harian.
• “Officer” yang menangani keputusan strategis karena kurangnya peran menengah.

Ketidaktepatan ini biasanya terjadi karena:

• Tidak ada pembaruan deskripsi jabatan.
• Ekspansi organisasi dilakukan secara spontan.
• Perubahan proses bisnis tidak diikuti pembaruan job title.
• Title diberikan untuk tujuan retensi atau negosiasi kompensasi.

Konsekuensinya:

• Grade tidak merefleksikan nilai pekerjaan.
• Kompetensi tidak selaras dengan ekspektasi jabatan.
• Penyusunan salary band menjadi sulit.
• Kesempatan promosi menjadi bias.
• Karyawan mengalami role ambiguity (ketidakjelasan peran).

Melalui Job Grading and Ranking, perusahaan dapat:

• Menyelaraskan job title dengan job content.
• Memastikan job value konsisten lintas fungsi dan unit.
• Mengembalikan struktur organisasi ke kerangka yang lebih terstandarisasi.
• Memperjelas ruang lingkup keputusan pada setiap level jabatan.

Hal ini sangat penting bagi perusahaan yang sedang melakukan scaling, restrukturisasi atau transformasi model bisnis.

6. Perbedaan Grade yang Terlalu Jauh atau Terlalu Dekat Antarjabatan

Ketidaktepatan berikutnya terkait dengan grade compression dan grade inflation. Keduanya sama-sama berbahaya: